Définition
Malgré certaines critiques dont elle fait parfois l'objet, la gestion budgétaire constitue toujours la méthode de contrôle de gestion la plus utilisée par les entreprises. Mais si presque toutes les entreprises préparent un budget, les pratiques sont extrêmement variables.
Dans certaines organisations, la construction et le suivi des budgets sont des éléments parfaitement ancrés dans la culture d'entreprise puisqu'ils sont exigés par des actionnaires. Le budget est alors vu comme une contraite extérieure, au même titre qu'une contrainte légale comptable ou fiscale. Cependant, même s'il n'existe pas de contraite extérieure, mettre en place une gestion budgétaire peut apporter de nombreux bénéfices.
Intérêts de "l'exercice" budgétaire
Cadrage et maîtrise des dépenses
C'est la vision la plus souvent associée au mot "budget". Chaque ménage doit "respecter son budget" mensuellement ou dans le cadre d'un évènement : partir en vacances, acquérir sa résidence principale, ...
Pour une entreprise, définir un budget est un moyen de cadrer les dépenses de l'exercice à venir, qu'il s'agisse de charges d'exploitation ou de dépenses d'investissements, en vue de respecter l'objectif défini. Cela permettra, en temps réel, de contrôler les dépenses par rapport à ce budget et d'en éviter les dépassements. A l'inverse, en cas d'absence de cadrage budgétaire, ces éventuelles dérives ne seraient connues et analysées qu'à l'issue du bilan annuel (avec probablement des proportions bien plus importantes !).
Pour certains secteurs d'activités où les marges sont faibles, la pérennité de l'entreprise passera inévitablement par cette maîtrise des dépenses.
Anticipation des problématiques
Le budget est avant tout un insctrument d'anticipation permettant de décliner le plan stratégique de l'entreprise.
"Gouverner, c'est prévoir" écrivait Emile de Girardin. Cette maxime bien connue est souvent associée au monde politique, mais est tout aussi valable dans le monde de l'entreprise. Chaque responsable sera mieux armé pour affronter les difficultés si elles ont été devancées. La production du budget annuel sera l'occasion pour chacun de prendre de la hauteur sur ses taches quotidiennes, où il leur sera demandée une vision prospective.
Coordination
La construction du budget rend nécessaire la coordination entre les équipes, qu'elle soit verticale (contrat passé entre le management et un responsable opérationnel) aussi bien qu'horizontale, entre les différents services ou fonctions.
Ainsi, il conviendra de prendre en compte et d'harmoniser les exigences et contraites de chacun, de l'approvisionnement à la vente, en passant par les fonctions supports.
Plus l'entité croit, plus les acteurs sont nombreux, et plus la coordination et la communication internes sont essentielles.
Responsabilité des opérationnels
Pour être efficace, la structure budgétaire définie doit reproduire l'organigramme de l'entreprise. Ainsi, chaque responsable se voit affecter un centre de responsabilité (centre de coût / centre de profit). Le budget est alors vu comme un engagement pour chaque responsable vis-à-vis de sa direction générale, ou un objectif à atteindre.